Nebenkostenabrechnung
BetrKV-konforme Betriebskostenabrechnung in wenigen Schritten – mit automatischer Umlageschlüssel-Berechnung, allen Kostenkategorien nach § 2 BetrKV und tagesgenauer Aufteilung bei Mieterwechsel.
Leistungsumfang
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Alle Kostenkategorien nach § 2 BetrKV
Grundsteuer, Wasser, Abwasser, Heizung, Warmwasser, Aufzug, Müllabfuhr, Gebäudeversicherung, Hauswart und alle weiteren Betriebskostenarten – vorkonfiguriert.
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6 Umlageschlüssel
Wohnfläche, Personenzahl, Wohneinheiten, Verbrauch, Miteigentumsanteile und Nutzung – pro Kostenart frei konfigurierbar.
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Tagesgenaue Zeiträume
Bei Ein- oder Auszug innerhalb des Abrechnungszeitraums werden die Kosten automatisch tagesgenau anteilig berechnet – für jeden Mieter eine eigene Abrechnung.
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Mehrere Kostenquellen
Kosten aus erfassten Belegen, aus der integrierten Buchhaltung, aus der Wärmepumpen-Konfiguration oder manuell – alles fließt in eine Abrechnung.
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Status-Workflow mit Prüfung
Vom Entwurf über die Bearbeitung bis zum Abschluss – Sie prüfen jede Abrechnung, bevor sie an die Mieter geht.
So entsteht Ihre Nebenkostenabrechnung
Von der Kostenerfassung bis zur fertigen PDF-Abrechnung führt Sie MieterCloud in vier Schritten – die Rechenarbeit übernimmt die Software.
Kostenarten konfigurieren
Einmalig legen Sie je Kostenart den Umlageschlüssel fest – etwa Grundsteuer nach Wohnfläche, Wasser nach Verbrauch, Müllabfuhr nach Personenzahl. Die Konfiguration gilt für alle Folgejahre.
Kosten erfassen
Erfassen Sie Rechnungen und Belege übers Jahr verteilt oder gesammelt. Grundgebühr- und Verbrauchsanteile einer Rechnung können getrennt verteilt werden – etwa beim Wasserversorger.
Automatische Verteilung
MieterCloud verteilt jede Kostenposition nach ihrem Schlüssel auf die Einheiten, zieht Verbräuche direkt aus den Zählern und teilt bei Mieterwechseln tagesgenau auf.
Prüfen & erstellen
Sie kontrollieren das Ergebnis im Entwurfsmodus, dann erzeugt MieterCloud pro Mieter eine PDF-Abrechnung inklusive Verrechnung der geleisteten Vorauszahlungen.
Rechenbeispiel: Mieterwechsel zum 1. Juli
Drei gleich große Wohnungen à 80 m², die Grundsteuer von 1.200 € wird nach Wohnfläche verteilt – auf jede Wohnung entfallen 400 €. In Wohnung 3 zieht zum 1. Juli ein neuer Mieter ein:
| Mieter | Zeitraum | Tage | Anteil |
|---|---|---|---|
| Mieter A (Auszug 30.06.) | 01.01. – 30.06. | 181 von 365 | 198,36 € |
| Mieter B (Einzug 01.07.) | 01.07. – 31.12. | 184 von 365 | 201,64 € |
Diese Aufteilung macht MieterCloud automatisch für jede einzelne Kostenposition – und erstellt zwei getrennte Abrechnungen mit den jeweils passenden Zeiträumen und Vorauszahlungen. Bei verbrauchsabhängigen Kosten wie Wasser fließt zusätzlich der gemessene Verbrauch der Wohnung ein.
Auch Sonderfälle sauber gelöst
Leerstand
Leerstehende Mietwohnungen bleiben in der Verteilbasis unberücksichtigt – ihr Kostenanteil wird nicht auf die übrigen Mieter abgewälzt, sondern vom Vermieter getragen. So verlangt es die Rechtsprechung.
Eigennutzung & Gewerbe
Selbstgenutzte Einheiten und Gewerbeflächen werden korrekt in die Verteilbasis einbezogen, erhalten aber keine Mieter-Abrechnung. Die Aufstellung bleibt für alle nachvollziehbar.
Personenzahl mit Vorrang
Bei Umlage nach Personen zählt die im Mietvertrag hinterlegte Personenzahl – gepflegt an einer Stelle, verwendet in jeder Abrechnung. Änderungen wirken ab dem hinterlegten Datum.
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Häufige Fragen zur Nebenkostenabrechnung
Welche Kostenarten kann ich in der Nebenkostenabrechnung umlegen?
MieterCloud bildet alle Betriebskostenarten nach § 2 BetrKV ab: Grundsteuer, Wasserversorgung, Entwässerung, Heizung, Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung und Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Versicherungen, Hauswart, Gemeinschaftsantenne oder Breitband, Wäschepflege-Einrichtungen sowie sonstige Betriebskosten.
Welche Umlageschlüssel unterstützt MieterCloud?
Sechs Umlageschlüssel stehen zur Verfügung: nach Wohnfläche, nach Personenzahl, nach Wohneinheiten, nach Verbrauch (aus Zählerdaten), nach Miteigentumsanteilen und nach Nutzung. Der Schlüssel wird pro Kostenart konfiguriert und automatisch angewendet.
Was passiert bei einem Mieterwechsel während des Abrechnungsjahres?
Der Kostenanteil der Wohnung wird tagesgenau auf die Mieter aufgeteilt. Zieht ein Mieter zum 30. Juni aus, trägt er den Anteil für 181 von 365 Tagen, der Nachmieter den Rest. MieterCloud berechnet das automatisch und erstellt für jeden Mieter eine eigene Abrechnung.
Woher kommen die Verbrauchsdaten für verbrauchsabhängige Kosten?
Direkt aus der integrierten Zählerverwaltung: Wasser-, Wärme- und Stromzähler liefern die Verbräuche je Wohnung – automatisch per Funkauslesung oder aus manuellen Ablesungen. Sie müssen keine Werte doppelt erfassen.
Wie werden leerstehende Wohnungen behandelt?
Leerstehende Mietwohnungen werden nicht auf die übrigen Mieter umgelegt – den Anteil trägt der Vermieter, wie es die Rechtsprechung verlangt. Selbstgenutzte und gewerbliche Einheiten werden korrekt in der Verteilbasis berücksichtigt.
Wie erhält der Mieter seine Nebenkostenabrechnung?
Die fertige Abrechnung wird als PDF erstellt – mit allen Kostenpositionen, Umlageschlüsseln und der Verrechnung der Vorauszahlungen. Sie können sie ausdrucken oder direkt über das Mieter-Portal digital bereitstellen.
Nebenkostenabrechnung erstellen – Betriebskostenabrechnung Software
Die jährliche Nebenkostenabrechnung gehört zu den zeitaufwändigsten und fehleranfälligsten Aufgaben für Vermieter: Belege sammeln, Umlageschlüssel anwenden, Verbräuche ablesen, Mieterwechsel berücksichtigen, Vorauszahlungen verrechnen – und das alles formal korrekt nach Betriebskostenverordnung (BetrKV). Formfehler führen schnell dazu, dass Nachforderungen nicht durchsetzbar sind.
MieterCloud automatisiert diesen Prozess von Anfang bis Ende. Alle Kostenkategorien nach § 2 BetrKV sind vorkonfiguriert, sechs Umlageschlüssel – von Wohnfläche über Personenzahl bis Verbrauch und Miteigentumsanteilen – werden pro Kostenart hinterlegt und automatisch angewendet. Verbrauchsabhängige Positionen beziehen ihre Werte direkt aus der integrierten Zählerverwaltung. Bei Mieterwechseln teilt die Software die Kosten tagesgenau auf und erstellt für jeden Mieter eine eigene, vollständige Abrechnung mit Verrechnung der Vorauszahlungen.
Auch Sonderfälle sind sauber gelöst: Leerstand geht zulasten des Vermieters statt der Mieter, selbstgenutzte und gewerbliche Einheiten werden korrekt in der Verteilbasis geführt, und Grundgebühren lassen sich getrennt vom Verbrauchsanteil verteilen. Das Ergebnis ist eine transparente und nachvollziehbare Betriebskostenabrechnung – in einem Bruchteil der bisherigen Zeit.